Haben Sie häufig mit Prokrastination, Perfektionismus oder ineffizientem Zeitmanagement zu kämpfen? Dann ist Timeboxing genau die richtige Methode für Sie. Sie schafft Klarheit, Struktur und hilft Ihnen dabei, Ihre Zeit gezielter und bewusster einzusetzen. Und das Beste: Sie können sofort damit loslegen, ganz ohne komplizierte Tools. Nutzen Sie einfach unsere kostenlose Vorlage zum Download.
Was ist die Timeboxing-Methode?
Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Sie für eine Aufgabe oder Aktivität einen festen Zeitraum („Timebox“) bestimmen und sich strikt daran halten. Innerhalb dieses Zeitfensters arbeiten Sie ausschließlich an der gewählten Aufgabe. Ist die Zeit vorbei, hören Sie auf.
Woher stammt die Timeboxing-Methode?
Timeboxing stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, insbesondere aus dem agilen Projektmanagement. Dort wurde es unter anderem im Rahmen der Scrum-Methode bekannt: Aufgaben oder sogenannte „Sprints“ werden in klar definierte Zeitabschnitte eingeteilt, in denen ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll – egal, ob die Aufgabe vollständig abgeschlossen ist oder nicht.
Einer der frühen Begründer des Konzepts war James Martin, ein britischer Informatiker, der bereits Anfang 1991 die Idee des „Timeboxings“ in seinem Buch „Rapid Application Development“ beschrieben hat. Seine Grundidee war: Zeit ist eine feste Ressource und sollte ebenso begrenzend eingesetzt werden wie Budget oder Personal.
Timeboxing Vorlage zum kostenlosen Download
Damit Sie sofort loslegen können, haben wir eine Vorlage zum Download vorbereitet. Drucken Sie das Daily-Timebox-Blatt einfach aus und startet Sie sofort durch!
So funktioniert Timeboxing in der Praxis
- Wählen Sie eine Aufgabe: beispielsweise E-Mails beantworten, einen Text schreiben oder lernen.
- Bestimmen Sie eine konkrete Zeitspanne, zum Beispiel 30 Minuten, in der Sie die Aufgabe erledigen wollen.
- Stellen Sie entsprechend einen Wecker, Timer oder digitales Tool.
- Arbeiten Sie, während der Timebox konzentriert und ohne Ablenkung, ausschließlich an dieser einen Aufgabe.
- Wenn die Zeit vorbei ist, machen Sie Schluss – egal, ob Sie fertig geworden sind oder nicht.
Planen Sie gegebenenfalls eine neue Timebox, um die Aufgabe fortzusetzen.
Timeboxing mit Sigel
Timeboxing funktioniert am besten, wenn Sie Ihre Zeit sichtbar und greifbar strukturieren. Und dafür gibt es praktische Helfer: Mit einer übersichtlichen Schreibtischunterlage, farbigen Haftmarkern für Ihre Prioritäten oder einem Kalender, der Platz für Timeboxen bietet, fällt es Ihnen leichter, Fokus zu halten. Auch ein Notizbuch oder ein undatierter Wochenplaner helfen, Ihre Aufgaben bewusst zu takten. Mit den richtigen Tools fällt Timeboxing nicht nur leichter – es macht auch mehr Freude.
Mit Sigel sind Sie bestens für Timeboxing ausgestattet.
Unsere Empfehlung: Die Produkte von Sigel! Sie verbinden durchdachtes Design mit hoher Funktionalität. Ob im Büro oder im Homeoffice: Die Marke steht seit Jahrzehnten für hochwertige Arbeitsmittel, die sowohl gut aussehen als auch den Arbeitsalltag wirklich erleichtern.
Vorteile Timeboxing – darum lohnt es sich
- Sie arbeiten konzentriert und zielgerichtet.
- Der feste Zeitrahmen bringt Sie direkt ins Tun, sie prokrastinieren weniger.
- Sie lernen besser einzuschätzen, wie lange Aufgaben wirklich dauern.
- Sie arbeiten „gut genug“ statt „endlos“.
- Mit der Uhr im Blick bleiben Sie bei der Sache.
- Sie schaffen sich einen Rahmen – ohne starren Plan.
Mögliche Nachteile und wie Sie damit umgehen
- Der Druck durch das Zeitlimit fühlt sich anfangs vielleicht stressig
- Unerwartete Unterbrechungen passen nicht gut ins Raster. Planen Sie daher Puffer ein.
- Wenn Sie nicht fertig werden, müssen Sie nachjustieren oder eine neue Timebox einplanen.
6 Anwendungsbeispiele für Timeboxing im Berufsalltag
1. Konzentrationsaufgaben / Deep Work
Sie arbeiten an einer komplexen Aufgabe, die volle Konzentration verlangt, etwa das Verfassen eines Berichts, die Konzeption einer neuen Strategie oder das Durcharbeiten einer Fachpublikation. Mit Timeboxing reservieren Sie sich dafür einen klar abgegrenzten Zeitraum, zum Beispiel 90 Minuten am Vormittag. In dieser Zeit schalten Sie Störungen bewusst aus (keine E-Mails, kein Handy) und widmen sich ausschließlich dieser Aufgabe. Das hilft Ihnen, tiefer einzutauchen und effizienter zu arbeiten.
à Vorschlag: 60–90 Minuten pro Einheit
Unser Tipp: Ein analoger Wochenplaner, beispielsweise von Sigel. Hier können Sie feste Deep-Work-Blöcke markieren und störungsfrei einplanen. Das fördert die Übersicht und die bewusste Priorisierung von Fokuszeiten.
2. E-Mail-Management
Statt immer wieder zwischendurch E-Mails zu beantworten – was Ihre Konzentration unterbricht – legen Sie zwei oder drei Timeboxen pro Tag fest, beispielsweise jeweils 20 Minuten morgens, mittags und nachmittags. So behalten Sie Ihre Kommunikation im Griff, ohne ständig aus anderen Aufgaben herausgerissen zu werden.
à Vorschlag: 2–3 Timeboxen täglich à 20 Minuten (z. B. 9:00, 13:00, 16:00 Uhr)
Unser Tipp: Nutzen Sie farbige Haftnotizen, um Ihre E-Mail-Zeitfenster sichtbar vom restlichen Arbeitstag abzugrenzen.
Mit farbigen Haftnotizen setzen Sie beim Timeboxing sichtbare Prioritäten.
3. Besprechungsvorbereitung und -nachbereitung
Meetings sind oft Zeitfresser. Aber mit guter Vorbereitung holen Sie mehr heraus. Planen Sie beispielsweise vor wichtigen Terminen eine 30-minütige Timebox zur inhaltlichen Vorbereitung: Agenda prüfen, Unterlagen durchsehen, eigene Punkte notieren. Auch die Nachbereitung, etwa das Zusammenfassen von To-dos oder das Versenden von Protokollen, lässt sich mit einer festen Timebox einplanen.
à Vorschlag: je 20–30 Minuten pro Termin
Unser Tipp: Notizbücher helfen Ihnen dabei, vor und nach Meetings strukturiert zu arbeiten. Notieren Sie darin Fragen oder Ideen, verfassen Sie ein kurzes Meeting-Protokoll und machen Sie Randnotizen. Das spart wertvolle Zeit bei der Nachbereitung. Schöne Notizbücher gibt es beispielsweise von Sigel.
Übertragen Sie unsere Downloadvorlage gerne in Ihr Notizbuch.
Der undatierte Kalender von Sigel hat die perfekte Aufteilung fürs Timeboxing.
4. Tages- oder Wochenplanung
Timeboxing eignet sich hervorragend für strukturierte Planung. Nehmen Sie sich zum Wochenbeginn eine feste halbe Stunde, um Ihre Prioritäten zu setzen, Aufgaben in den Kalender zu übertragen und Pufferzeiten einzuplanen. Auch ein kurzer Rückblick zum Wochenabschluss lässt sich gut als Timebox organisieren.
à Vorschlag: Tagesplanung: 10–15 Minuten am Morgen / Wochenplanung: 30 Minuten am Montagvormittag / Wochenrückblick: 15 Minuten am Freitag
Unser Tipp: Für eine konsistente Tages- und Wochenplanung bietet Sigel elegante Planer mit To-do-Struktur, Zeitblöcken und Rückblickfeldern – perfekt, um Routinen zu etablieren und Fortschritte sichtbar zu machen.
5. Kleinteilige Aufgaben bündeln
Für administrative Tätigkeiten wie das Ausfüllen von Formularen, Rückfragen beantworten oder kleine Korrekturen lohnt es sich, eine Sammel-Timebox zu definieren, etwa „15 Minuten Orga-Aufgaben“ am Nachmittag. So bearbeiten Sie mehrere kleine To-dos gebündelt und effizient, statt sie über den ganzen Tag zu verteilen.
à Vorschlag: 15–30 Minuten täglich oder jeden zweiten Tag
Unser Tipp: Platzieren Sie einen kleinen Notizblock auf Ihrem Schreibtisch, um kleinteilige Aufgaben festzuhalten, pro Blatt jeweils eine Aufgabe. Haben sich genug Blätter angesammelt, planen Sie eine Timebox zum Abarbeiten ein.
6. Weiterbildung und berufliche Entwicklung
Sie möchten sich beruflich weiterbilden, aber Ihr Alltag lässt kaum Raum dafür? Planen Sie eine oder zwei feste Timeboxen pro Woche ein, zum Beispiel eine Stunde am Mittwochmorgen für ein Online-Seminar, das Lesen von Fachtexten oder das Durcharbeiten eines Tutorials. So bleibt die persönliche Entwicklung kein „Wenn-ich-mal-Zeit-habe“-Thema.
à Vorschlag: 1–2 Timeboxen pro Woche à 45–60 Minuten
Unser Tipp: Obwohl Timeboxing besonders im beruflichen Kontext genutzt wird, lässt es sich ebenso gut im privaten Bereich anwenden, beispielsweise beim Aufräumen, Kochen, für Sport oder bewusste Auszeiten. Ein typisches Beispiel: Sie nehmen sich vor, 30 Minuten am Abend ohne Ablenkung ein Buch zu lesen. Der feste Zeitrahmen hilft Ihnen, wirklich abzuschalten und nicht doch wieder das Smartphone zur Hand zu nehmen.
Ausprobieren und Kombinieren
Die passenden Timeboxen zu finden, braucht oft etwas Geduld und Ausprobieren. Nicht jede Aufgabe lässt sich exakt in ein festes Zeitfenster pressen und die Methode ist nicht für alle Arbeitsbereiche gleichermaßen geeignet. Hier hilft eine gewisse Flexibilität: Probieren Sie unterschiedliche Zeitrahmen aus und passen Sie Ihre Planung an, wenn Sie merken, dass eine Box zu knapp oder zu großzügig bemessen ist.
Timeboxing lässt sich außerdem gut mit anderen Methoden kombinieren. Zum Beispiel mit der Eisenhower-Matrix (um Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren), der Pomodoro-Technik (für konzentrierte 25-Minuten-Fokuseinheiten mit kurzen Pausen) – beide Methoden erklären wir in unserem Beitrag „Arbeitstage perfekt planen: 6 Tipps für mehr Effektivität“. Auch ein Kanban-Board (für visuelle Aufgabenverwaltung) kann eine gute Ergänzung zu Timeboxing sein.
Timeboxing umsetzen – mit guter Beratung und den passenden Produkten
Sie möchten Timeboxing direkt in der Praxis umsetzen? In unserem Geschäft in Kempten finden Sie eine sorgfältig ausgewählte Produktpalette, unter anderem von Sigel, mit der Sie Ihre Zeitplanung stilvoll gestalten können. Ob Planer, Kalender, Haftnotizen oder clevere Tools für den Schreibtisch, wir beraten Sie gerne persönlich und helfen Ihnen, genau das Richtige für Ihren Arbeitsalltag zu finden. Schauen Sie vorbei, wir von Staehlin freuen uns auf Ihren Besuch!