Dokumentenmanagement
und Workflow-Automation

Wir sind Ihr regionaler Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe

Erleichterung & Einsparung für die Arbeit von gestern, heute und morgen: Verabschieden Sie sich von chaotischen Papierstapeln, aufwändiger Dokumentensuche und kostenpflichtigen Versäumnissen.

Mithilfe der international bewährten Enterprise Content Management Software DocuWare unterstützen wir Sie dabei, all die zahlreichen Dokumente und Informationen in den Griff zu bekommen.

Viel mehr noch:

  • Automatisieren und digitalisieren Sie Arbeitsschritte
  • Vereinfachen Sie aufwändige Arbeitsabläufe
  • Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von der Routine
  • Treffen Sie schnellere und bessere Entscheidungen
  • Archivieren Sie alle relevanten Informationen an einem sicheren Ort.

Dokumentenmanagement
und Workflow-Automation

Wir sind Ihr regionaler Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe

Erleichterung & Einsparung für die Arbeit von gestern, heute und morgen: Verabschieden Sie sich von chaotischen Papierstapeln, aufwändiger Dokumentensuche und kostenpflichtigen Versäumnissen.

Mithilfe der international bewährten Enterprise Content Management Software DocuWare unterstützen wir Sie dabei, all die zahlreichen Dokumente und Informationen in den Griff zu bekommen.

Viel mehr noch:

  • Automatisieren und digitalisieren Sie Arbeitsschritte
  • Vereinfachen Sie aufwändige Arbeitsabläufe
  • Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von der Routine
  • Treffen Sie schnellere und bessere Entscheidungen
  • Archivieren Sie alle relevanten Informationen an einem sicheren Ort.

Digitales Archiv und automatisierte Prozesse
Egal in welcher Form Sie Informationen oder wichtige Dokumente erhalten, in Ihrem digitalen Archiv werden alle Inhalte gespeichert, strukturiert und verarbeitet. Digitale Workflows automatisieren Routinetätigkeiten und reduzieren damit nicht nur Papier, sondern sorgen vor allem für mehr Zeit. Mehr Zeit für das Wesentliche und Ihren unternehmerischen Erfolg.

Flexibles Arbeiten
Egal wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, ob im Büro, im Home Office oder im Außendienst, alle Daten und wichtigen Dokumente sind jederzeit von überall verfügbar und gleichzeitig gesichert, unabhängig vom Endgerät (Android + iOS).

Hoher Individualisierungsgrad
Der Schlüssel zum Digitalisierungserfolg liegt in der Flexibilität und den Individualisierungsmöglichkeiten der Software. Somit ist jeder Workflow so individuell und skalierbar wie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse.

Datenschutz
Jegliche Datenübertragung oder Datensicherung ist verschlüsselt.
Ihre Daten sind so gesichert, dass sie rechts- und revisionssicher aufbereitet, transparent und rückverfolgbar sind.

Automatisierte Struktur mit Indexierung

Dank Intelligent Indexing erkennt die Software die Schlüsselinformationen auf Ihren Dokumenten (z.B. Kunde, Rechnungsnummer), identifiziert automatisch die relevanten Indexdaten, startet den entsprechenden Workflow und ordnet es dem relevanten Entscheider zu. Somit werden die Dokumente automatisiert verarbeitet und Auffindbarkeit und Zuordenbarkeit der Daten sichergestellt.

Digitales Archiv und automatisierte Prozesse
Egal in welcher Form Sie Informationen oder wichtige Dokumente erhalten, in Ihrem digitalen Archiv werden alle Inhalte gespeichert, strukturiert und verarbeitet. Digitale Workflows automatisieren Routinetätigkeiten und reduzieren damit nicht nur Papier, sondern sorgen vor allem für mehr Zeit. Mehr Zeit für das Wesentliche und Ihren unternehmerischen Erfolg.

Flexibles Arbeiten
Egal wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, ob im Büro, im Home Office oder im Außendienst, alle Daten und wichtigen Dokumente sind jederzeit von überall verfügbar und gleichzeitig gesichert, unabhängig vom Endgerät (Android + iOS).

Hoher Individualisierungsgrad
Der Schlüssel zum Digitalisierungserfolg liegt in der Flexibilität und den Individualisierungsmöglichkeiten der Software. Somit ist jeder Workflow so individuell und skalierbar wie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse.

Datenschutz
Jegliche Datenübertragung oder Datensicherung ist verschlüsselt.
Ihre Daten sind so gesichert, dass sie rechts- und revisionssicher aufbereitet, transparent und rückverfolgbar sind.

Automatisierte Struktur mit Indexierung

Dank Intelligent Indexing erkennt die Software die Schlüsselinformationen auf Ihren Dokumenten (z.B. Kunde, Rechnungsnummer), identifiziert automatisch die relevanten Indexdaten, startet den entsprechenden Workflow und ordnet es dem relevanten Entscheider zu. Somit werden die Dokumente automatisiert verarbeitet und Auffindbarkeit und Zuordenbarkeit der Daten sichergestellt.

Sparen Sie Zeit, schaffen Sie Raum, werden Sie produktiv und sparen Sie Geld und Kosten.

Erhöhen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil durch Schnelligkeit, Reaktionsfähigkeit und Effizienz.

Inhalte erfassen und bereitstellen

Relevante Information und Dokument wird digitalisiert / in DocuWare eingelesen

Workflows intelligent steuern

Auf Ihr Unternehmen angepasst, werden verschiedene Workflows definiert, die die Archivierung und Verarbeitung der Information definieren. z.B. Freigabeprozess einer Eingangsrechnung

Inhalte finden und Entscheidungen treffen

Der Zugriff auf alle hinterlegten Informationen und Dokumente ist flexibel möglich – ob Home Office, Außendienst, Laptop oder Smartphone

Anwendungsfelder

Verschaffen Sie sich und Ihrem Team einen klaren Blick auf Ihre Finanzen. Vereinfachen, automatisieren und digitalisieren Sie die komplexen Prozesse in Ihrer Finanzabteilung und schaffen Sie damit Zeit für das Wesentliche. Reduzieren Sie Fehlerquellen und beschleunigen Sie aufwändige Routinetätigkeiten.

  • Auslesen von Informationen beim Rechnungseingang:
    DocuWare erkennt die relevanten Informationen und ordnet sie dem Kunden, Mitarbeiter und Entscheider zu.
  • Regelprozess prüft Erfüllung von formalen Kriterien:
    Seien Sie revisionssicher – gesetzliche Anforderung wie § 14 UStG werden geprüft und sichergestellt.
  • Verteilerschlüssel für Kreditorenrechnungen:
    Sie hinterlegen einen individuellen Verteilerschlüssel und das System splittet die Rechnungen selbstständig und automatisch.
  • Automatische Übertragung von Buchungssätzen an FiBu-System:
    Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von  zeitaufwändigen Routinetätigkeiten.
  • ERP-Integration für Datenabgleich und direkten Rechnungszugriff:
    So können Sie sich in Echtzeit einen Überblick über Ihre Finanzdaten machen und sind jederzeit entscheidungsfähig.
  • Digitalisierung und Optimierung des Vertragswesens:
    Verwalten Sie all Ihre Verträge digital und nutzen Sie digitale Signaturen, um vertragliche Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen. Tracken Sie Rahmenbedingungen und Gültigkeiten Ihrer Verträge um bspw. Kündigungsfristen nicht zu verpassen.

So funktioniert DocuWare für Rechnungsverarbeitung:

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Stärken Sie Ihr Unternehmen, in dem Sie Ihre Mitarbeiterzufriedenheit mit digitalen Prozessen im Personalmanagement positiv beeinflussen und deutlich steigern. Vom ersten Kontakt im Bewerbungsprozess bis zum Personalarchiv bietet DocuWare eine gesamtheitliche, digitale Lösung für Ihre Personalabteilung.

  • Digitale Personalakte & digitales Archiv – alle Unterlagen an einem Ort:
    So haben Sie den Überblick über alle Informationen und Unterlagen zu Ihren Mitarbeitenden und archivieren Sie vertraulich, geschützt und DSGVO-konform.
  • Digitales Bewerbermanagement:
    Für einen guten und professionellen, ersten Eindruck und die strukturierte, reibungslose Auswahl von geeigneten bewerbenden Personen
  • Digitale Abläufe für Personalprozesse – Onboardings & Abwesenheitsanträge:
    Sorgen Sie für eine produktive und gezielte Einarbeitungsphase und sparen Sie Zeit durch einen digitalen Prozess für Abwesenheitsanträge (Urlaub und Krankheit).
  • Compliance-Dokumente verwalten und archivieren:
    Führerscheinprüfungen, Bildrechte & Lizenzen, IT-Richtlinien, Datenschutz- und Geheimhaltungsvereinbarungen

Eine gute Kundenbeziehung zeichnet sich durch Verfügbarkeit, Nähe, Zuverlässigkeit und Professionalität aus. Mit der digitalen Kundenakte und global verfügbaren Vertriebsinformationen statten Sie Ihr Vertriebsteam mit allen relevanten Tools aus, um gute und langfristige Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen.

  • Digitale Kundenakte: Sammeln Sie sämtliche Informationen zu einem Kunden in einer digitalen Akte und verknüpfen Sie diese auch mit Informationen aus angrenzenden Abteilungen wie Einkauf, Qualitätsmanagement und Rechnungswesen.
  • Vertriebs-Know-How & Unterlagen global verfügbar: Ihr Team ist vor Ort beim Kunden, immer mit allen relevanten Vertriebs- und Marketingunterlagen an der Hand (ob Laptop oder Smartphone) und direktem Zugang zur Auftragserfassung.
  • Automatisierte Auftragsbearbeitung: Auftragsdaten können auch mit dem Smartphone von unterwegs vom Kundendienst erfasst und automatisiert an ihr Backoffice weitergeleitet werden, um eine lückenlose Teamarbeit zu ermöglichen.
  • Verknüpfung zu bestehenden CRM- und ERP-Systemen: Sorgen Sie für einen durchgehenden Informationsfluss und bauen Sie mit DocuWare die digitale Brücke und einen gemeinsamen Sammelpunkt Ihrer Daten zwischen Ihren bestehenden Vertriebstools.

DocuWare

DocuWare hat seinen Hauptsitz in Deutschland und in über 100 Ländern mehr als 15.000 Kunden. Es ist die führende Enterprise Content Management Lösung zur Digitalisierung aller für Sie relevanten Prozesse.

Digitalisierung braucht Dynamik und Flexibilität – keine steifen und statischen Systeme.

DocuWare liefert ein flexibles System, das sich individuell an Ihre Anforderung, Ihr Unternehmen und Ihr Budget anpassen lässt.

  • Digitalisieren Sie Schritt für Schritt die einzelnen Unternehmensbereiche und Abteilungen
  • Etablieren Sie individuelle Workflows, die bereits eingeführte Arbeitsläufe digital darstellen
  • Wir schaffen für Sie Schnittstellen zwischen DocuWare und Ihren bereits bestehenden Systemen (z.B. DATEV, Online- Banking, etc.)
  • Zertifizierungen und Partnerschaften: ISO9001, AO und GoBD Certified, DATEV
  • Arbeiten Sie mit der Cloud-Lösung oder entscheiden sich für die On-Premises-Umsetzung

DocuWare

DocuWare hat seinen Hauptsitz in Deutschland und in über 100 Ländern mehr als 15.000 Kunden. Es ist die führende Enterprise Content Management Lösung zur Digitalisierung aller für Sie relevanten Prozesse.

Digitalisierung braucht Dynamik und Flexibilität – keine steifen und statischen Systeme.

DocuWare liefert ein flexibles System, das sich individuell an Ihre Anforderung, Ihr Unternehmen und Ihr Budget anpassen lässt.

  • Digitalisieren Sie Schritt für Schritt die einzelnen Unternehmensbereiche und Abteilungen
  • Etablieren Sie individuelle Workflows, die bereits eingeführte Arbeitsläufe digital darstellen
  • Wir schaffen für Sie Schnittstellen zwischen DocuWare und Ihren bereits bestehenden Systemen (z.B. DATEV, Online- Banking, etc.)
  • Zertifizierungen und Partnerschaften: ISO9001, AO und GoBD Certified, DATEV
  • Arbeiten Sie mit der Cloud-Lösung oder entscheiden sich für die On-Premises-Umsetzung

Staehlin – Ihr regionaler Partner

Seit 1855 begleiten wir unsere Kunden in der Gestaltung und insbesondere der Modernisierung Ihrer Arbeitswelten.

Durch Generalvertretungen für führende Büro- und Rechenmaschinen im Allgäu, den Aufbau einer Leasing Gesellschaft für innovative Bürogeräte und die Einrichtung von Home- und Personal Computern oder komplexen Mehrplatzsystemen, sind wir für und mit unseren Kunden die ersten Schritte der Digitalisierung in der Arbeitswelt gegangen.

Bereits seit den frühen 1970er Jahren erarbeiteten wir somit als lokaler Partner vor Ort für unsere Kunden individuelle Lösungen für ihre Organisations-Probleme. Seit Generationen und Jahrzehnten folgen wir dabei unserem persönlichen Ansatz und Versprechen.

Wir setzen Digitalisierung dort ein, wo sie Ihren individuellen Abläufen und Prozessen einen Mehrwert bringt.

So individuell wie möglich – so digital wie nötig

Wir sind Ihr regionaler Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe. Damit Sie für Ihre Kunden verfügbar sein können, sind wir persönlich für Sie regional verfügbar und begleiten Sie in Ihrem Digitalisierungsprozess.

Unser Anspruch ist es, den herausfordernden Entwicklungs- und Change- Prozess individuell mit Ihnen zu gestalten und damit eine erfolgreiche Einführung für Sie und Ihre Mitarbeiter sicherzustellen.

Ihr persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie entsprechend im gesamten Prozess und berät Sie zu Anpassungen oder Erweiterungen Ihrer Workflows.

So individuell wie möglich – so digital wie nötig

Wir sind Ihr regionaler Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe. Damit Sie für Ihre Kunden verfügbar sein können, sind wir persönlich für Sie regional verfügbar und begleiten Sie in Ihrem Digitalisierungsprozess.

Unser Anspruch ist es, den herausfordernden Entwicklungs- und Change- Prozess individuell mit Ihnen zu gestalten und damit eine erfolgreiche Einführung für Sie und Ihre Mitarbeiter sicherzustellen.

Ihr persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie entsprechend im gesamten Prozess und berät Sie zu Anpassungen oder Erweiterungen Ihrer Workflows.

Webinare für DocuWare Anwender

Jeden Monat aufs Neue erhalten DocuWare Einsteiger und Profis auf dem YouTubeChannel kostenlose Praxistipps und Use Cases für konkrete Anwendungsszenarien.

Webinare für DocuWare Anwender – YouTube

Kontaktieren Sie unser Team und lassen Sie sich von unseren Experten zu Ihren Fragen beraten.

    Staehlin – Bürowelt
    Gerberstraße 32-34
    87435 Kempten

    Mail:    dms@staehlin.de
    Tel.:      0831/52160-35